Software de gestión: Ayuda en el día a día.

Las empresas, grandes y pequeñas, sin duda hacen malabares con numerosos proyectos, planes, tareas y personal. Es prometedor tener una solución que pueda ayudarlos a mantenerse organizados mientras planifican y ejecutan proyectos de manera precisa, predecible y rentable.

Los beneficios del software de gestión de proyectos no tienen límites. No hace mucho, el software de gestión de proyectos estaba constituido por tres cosas: un lápiz, una hoja de papel y una metodología precisa.

Sin embargo, el tiempo avanza y la tecnología evoluciona. Esencialmente, los programas de software de gestión de proyectos que se emplean para la planificación de proyectos, la gestión del tiempo, la asignación de recursos y la gestión del cambio. El software de gestión de proyectos se encuentra entre las herramientas más útiles que pueden ayudar a las empresas a ser lo más competitivas posible y diferenciarse del resto de la industria.

El software de gestión es un programa diseñado para agilizar y automatizar los procesos de gestión con el fin de disminuir la complejidad de grandes proyectos y tareas, así como fomentar o facilitar la cooperación del equipo, la colaboración y el informe del proyecto adecuado.

Los tipos específicos de software que pertenecen a esta categoría incluyen:

• Software de gestión financiera
• Software de gestión de proyectos
• Software de gestión de personas
• Software de gestión de red

El software de administración es un término amplio que se utiliza para referirse a cualquier tipo de software diseñado para administrar o ayudar a administrar algún tipo de proyecto o tarea.

La mayoría de las soluciones de software de gestión también manejan la administración de empleados y recursos, coordinación y administración de programación, asignación de tareas y tablas de tiempo, análisis de riesgos y mucho más.

Las características realmente dependen del tipo de gestión al que el software está apuntando. Por ejemplo, para la administración de proyectos, el software tiene características que ayudan a administrar todos los recursos necesarios en el proyecto, incluido el poder financiero y personal.

Estos programas permiten una visión clara de las tareas y sus respectivos estados y plazos de vencimiento, así como también la persona responsable asignada a cada una. El software de gestión financiera probablemente tendrá características totalmente diferentes en comparación con una gestión de proyectos, pero ambas se incluyen en la categoría más amplia de software de gestión.

Funciones esenciales de gestión de proyectos

• Planificación de proyectos: ser capaz de planificar fácilmente proyectos teniendo en cuenta el historial.
• Seguimiento de la evolución del proyecto en lo que respecta a la finalización, el tiempo y los costos: advierta a las personas adecuadas cuando las cosas se desvíen.
• Programación y administración del tiempo: sea capaz de registrar fácilmente el tiempo en los elementos de trabajo y tener en cuenta el horario de trabajo del personal a cargo.
• Asignación de recursos: asegúrese de que las personas estén trabajando en las cosas correctas en el momento adecuado.
• Presupuestos del proyecto, incluidos costos de las personas: le ayudará a mantener un control en tiempo real no solo del tiempo sino también del presupuesto asignado.
• Comunicación y colaboración: publique fácilmente comentarios e inquietudes, comuníquese con partes interesadas externas, todo mientras mantiene un registro completo de todas las acciones ejecutadas.
• Documentación y archivos: documente fácilmente los requisitos, las especificaciones, directamente o a través de archivos.

Beneficios del software de gestión de proyectos

Fácil de usar
El software debe ser un habilitador y no interferir con el trabajo real, con este software no es necesario un método específico: respalde el método preferido de la compañía para desglosar cualquier proyecto, hacer programaciones, asignar personas y administrar presupuestos.
Encontrará una multitud de programas de software de administración de proyectos disponibles. La mayoría de las veces comparten beneficios comunes que las compañías pueden apreciar.

Colabore en proyectos
Las personas a menudo se designan tareas individuales que son parte de un proyecto más grande que todo el equipo está tratando de completar. El software de gestión de proyectos ofrece a los empleados un método para colaborar en proyectos mediante la discusión de documentos, cronogramas, trabajos, etc.

Comunicación interna y externa
El software de gestión de proyectos desarrolla un embudo para la comunicación de tareas y proyectos tanto internamente como externamente con clientes y otras partes interesadas.

Administración de presupuesto
Los presupuestos se encuentran entre uno de los elementos más importantes para controlar el estado de sus proyectos. El camino a seguir para cualquier empresa depende de qué tan bien puede entregar los trabajos dentro de los presupuestos provistos. El software de administración de proyectos ayuda al Gerente de proyectos a determinar el presupuesto de trabajo (planificado versus real), por lo que el trabajo se puede alinear en consecuencia.

Supervisión
Para alcanzar el éxito a largo plazo para casi cualquier negocio, es esencial monitorear el progreso del trabajo. El software dedicado desempeña un papel importante en el monitoreo de las etapas de los proyectos, y puede proporcionar información sobre si las cosas se completarán a tiempo o no.

Compartir documentos
El intercambio de documentos, ya sea dentro de la herramienta o en un sistema integrado de terceros, permite a las personas encontrar documentos más completos, wireframes, especificaciones, etc., lo que permite la transparencia y la comunicación.

Comunicación con clientes y proveedores
Las empresas deberían poder hablar y colaborar con clientes y proveedores desde el mismo lugar. Las empresas que utilizan el software de gestión de proyectos deberían ofrecer a sus clientes la posibilidad de iniciar sesión y ver solo los datos relevantes del proyecto. De esta forma, los clientes pueden proporcionar comentarios directos, realizar ediciones y revisar el progreso en el mismo lugar.

Toma de decisiones optimizada
Las soluciones de software de gestión de proyectos ayudan a tomar las decisiones correctas ya que tiene todos los detalles en un lugar designado. De ahí que el proceso de decisión pueda mejorar y ser  mucho más preciso.

Satisfacción del cliente mejorada
Cuando se realiza un proyecto puntualmente y por debajo del presupuesto, el cliente se marcha con una sonrisa en la cara, y un cliente satisfecho es uno que volverá a elegirlo. El software de gestión inteligente de proyectos ofrece las herramientas que permiten que esta relación cliente / proveedor continúe. Al aplicar las estrategias fundamentales de software de gestión de proyectos, limitará su enfoque, logrará sus objetivos y mejorará su tasa de éxito.

El resultado final es que todos salen ganando, lo que podría ser el mayor beneficio real del software de gestión de proyectos.