Aspectos a tener en cuenta en el teletrabajo

Reuniones de equipo en la cama. Escritos por la máquina de café. Encuentros virtuales. Es lo que simboliza un día en la vida de un trabajador remoto; flexibilidad y libertad.

Los empleados pueden esconderse debajo de sus sábanas y escribir, mientras que los gigantes de las oficinas pueden reducir el alquiler y disfrutar de los beneficios de las telecomunicaciones.

¡Si tan sólo fuera tan simple!

Si bien la pandemia de coronavirus y los bloqueos intermitentes han hecho que el arreglo de trabajo remoto sea aún más popular, no es tan simple como parece.

Las comunicaciones cara a cara siguen siendo importantes, pero a medida que avanzamos hacia un futuro más digital, es hora de que enfrentemos los hechos. El trabajo remoto, también conocido como teletrabajo, llegó para quedarse. Ofrece mucha más flexibilidad que el trabajo en la oficina, pero deberá navegar con cuidado si desea tener éxito. Mantener a una cantidad de empleados comprometidos desde lejos a través del trabajo a domicilio nunca es fácil.

Siga leyendo para obtener más información sobre el teletrabajo y las mejores estrategias para la felicidad del trabajo remoto.

Aspectos a tener en cuenta en el teletrabajo

¿Qué es el teletrabajo?

El teletrabajo es esencialmente trabajo remoto. Una tierra que alguna vez fue habitada por trabajadores por cuenta propia, el nuevo entorno de "trabajar desde casa" ha aumentado recientemente a una prevalencia mucho mayor.

En pocas palabras, el teletrabajo está impulsado por la tecnología que le permite trabajar desde casa. Las TIC (tecnologías de la información y las comunicaciones) permiten a los empleados reunirse virtualmente, enviar trabajos en la nube y asistir a videoconferencias. 

El número de teletrabajadores ha crecido sustancialmente desde que llegó el coronavirus. 

Los países de la Unión Europea, incluidos los Países Bajos, España, Portugal, Finlandia y Suecia, fueron algunos de los primeros en dar el gran paso hacia el trabajo remoto (y el Reino Unido también está a la altura de ellos).

¿Cuáles son los requisitos tecnológicos para el teletrabajo?

Algunos de los principales requisitos tecnológicos para una estrategia exitosa de teletrabajo incluyen:

Computadora

Deberá asegurarse de que todos los empleados estén equipados con computadoras actualizadas (buenas noticias para Microsoft y similares). También necesitarán tener todo el software y la tecnología de su empresa, y tener todas las plataformas de comunicación que pretende utilizar integradas en sus sistemas.

Internet estable

Internet estable es clave para una estrategia exitosa de teletrabajo. Sin él, el trabajo remoto se desmorona. Asegúrese de que todos los empleados tengan una conexión a Internet rápida y estable que les permita comunicarse y realizar sus tareas en línea con facilidad.

Correo electrónico

Algunas cosas nunca cambian, y el correo electrónico es imprescindible para la comunicación profesional. Si bien aún querrá incorporar un poco de chat de video en la mezcla, el correo electrónico es una excelente manera de enviar cosas rápidamente.

Máquina de fax

El fax realmente no está muerto (a menos que todavía esté usando un equipo antiguo). Asegúrese de que su empresa esté equipada con un sistema de fax en línea que se conecte a su correo electrónico, para que pueda enviar y recibir documentos en línea.

Teléfono móvil

Esto realmente no debería ser un problema en nuestra época, pero los teléfonos móviles se volverán muy importantes en el trabajo remoto. Aunque la mayoría de las cosas se pueden hacer a través de la computadora, puede haber momentos en que un empleado necesite hacer una llamada improvisada; asegúrese de que su teléfono móvil tenga instalado todo el software de su empresa para facilitar el trabajo.

Equipo de videoconferencia

Imprescindible para cualquier equipo de trabajo remoto, el equipo de videoconferencia es clave para mantener unido a su equipo y crear una sensación de compañerismo y actividad social. Aunque en realidad no es cara a cara, les da a todos la oportunidad de verse en vivo en el momento. También es mucho más fácil captar el lenguaje corporal y las señales físicas durante una videollamada.

Beneficios del teletrabajo

El teletrabajo presenta una amplia gama de beneficios para empleados y empleadores:

Para empleadores

1. Reduce los gastos generales y de funcionamiento de la oficina

Una de las mejores cosas del teletrabajo es que reduce el alquiler de su oficina. Esto es especialmente cierto si decide ir completamente a distancia, ya que podrá ceder su espacio de oficina por completo y ahorrar en gastos de alquiler cada mes.

Todavía reducirá los costos incluso si elige ir por una ruta híbrida. Cuantas menos personas trabajen en la oficina, menos dinero necesitará gastar en su funcionamiento y mantenimiento.

2. Minimiza los problemas relacionados con los viajes

¿Alguna vez ha tenido problemas cuando un empleado llega tarde debido a un largo viaje al trabajo? El teletrabajo elimina este problema ya que los empleados estarán en casa, listos para trabajar en el momento.

3. Mayor variedad de candidatos para la contratación

Otra gran cosa sobre el teletrabajo es el grupo de talentos y el mercado laboral que abre para su negocio. Con un entorno de oficina, está limitado al talento dentro de su región.

Dado que el teletrabajo se puede realizar desde cualquier lugar, abre la posibilidad de contratar un equipo global: ¡más diversidad y más talento! Esto significa que puede seleccionar excelentes candidatos de ubicaciones remotas y explorar talentos que están más allá de su alcance habitual.

4. Aumenta la productividad de los empleados

El teletrabajo le da a los miembros de su equipo más flexibilidad y versatilidad. Pueden elegir desde dónde trabajan, lo que crea un entorno de trabajo más cómodo. Esto es particularmente crucial para los trabajadores con niños pequeños u otros compromisos no laborales.

Y cuando se sienten más cómodos, es más probable que hagan el trabajo de manera eficiente y rápida.

Para empleados

1. Ambiente confortable

El teletrabajo permite a los empleados trabajar desde la ubicación que más les convenga. Esta podría ser su propia oficina en casa, su cafetería favorita o incluso la guardería de sus hijos; el punto es que el trabajo remoto brinda a los empleados una mayor flexibilidad y versatilidad.

Esto no solo mejora su productividad y sensación de bienestar, sino que también les permite compaginar mejor su vida privada y familiar con sus responsabilidades laborales.

2. Sin gastos de viaje relacionados con el trabajo

¡Dado que el teletrabajo se realiza desde casa, los empleados ahorrarán mucho dinero que de otro modo gastarían en largos viajes al trabajo!

Puede que no parezca mucho, pero los viajes al trabajo realmente pueden sumar a fin de mes, por lo que el trabajo remoto marca una gran diferencia en este campo.

3. Elimina la necesidad de mudarse

Si un empleado se muda de casa o de ubicación, no tendrá que dejar su trabajo ni emprender una búsqueda loca. El teletrabajo se puede realizar desde cualquier lugar, brindándoles la seguridad de un trabajo seguro sin importar a dónde se muevan.

Del mismo modo, si su empresa decide hacer las maletas y mudarse, los empleados no tendrán que preocuparse por hacer el viaje a la nueva oficina.

Desafíos del teletrabajo

A pesar de los beneficios, no todo son rosas cuando se trata de teletrabajar. Todavía enfrentará algunos desafíos y obstáculos, pero con el equipo y el enfoque adecuados, aprenderá a superar estos obstáculos.

Algunos de los desafíos más comunes incluyen:

Seguridad de los activos de la empresa

Dado que el teletrabajo se puede realizar desde cualquier lugar, la información de su negocio y los activos de la empresa están dispersos. En lugar de estar dentro de una sola oficina, se encontrarán en una variedad de ubicaciones diferentes.

Si bien esto no siempre es un problema, puede representar un ligero riesgo de seguridad. Si los empleados almacenan información confidencial de la empresa en una computadora portátil que no es suya o usan una red Wi-Fi pública, siempre existe la posibilidad de una brecha de seguridad (aunque esto no es común).

Coordinar a los empleados de manera efectiva

Los empleados deben estar configurados con la información y las tareas correctas para trabajar desde casa (o en cualquier lugar) de manera eficiente. 

Es posible que descubra que dedica incluso más tiempo a preparar a los empleados que a hacer el trabajo.

Implementación de dispositivos de empleados

Otro desafío que se presenta a menudo son los dispositivos de los empleados (o la falta de ellos). No todos los empleados tendrán la tecnología que necesitan para hacer su trabajo correctamente, por lo que deberá asegurarse de que tengan todo lo necesario. Esto probablemente cueste, pero es una inversión que vale la pena hacer si su empresa está teletrabajando.

Mejores prácticas en teletrabajo

Si bien el teletrabajo tiene sus desafíos, con las estrategias y los arreglos de trabajo correctos, puede tener éxito:

1. Prepárese para diseñar nuevos enfoques

Tendrá que replantearse su enfoque de trabajo si quiere que el teletrabajo tenga éxito. Ahora que sus empleados están trabajando desde un espacio que encuentran más cómodo, las líneas pueden volverse un poco borrosas.

Algunos se destacarán en hacer el trabajo temprano en la mañana, mientras que otros pueden ser noctámbulos y prefieren hacer el trabajo por la noche. Marcar las horas de trabajo de todos será un poco difícil, así que asegúrese de comunicar claramente los plazos.

También deberá tener en cuenta la vida personal y las condiciones de trabajo de su empleado fuera de la oficina. Es posible que algunos tengan que hacer malabares con el cuidado de los niños y cuidar a su familia mientras trabajan, así que intente adoptar una aplicación de trabajo más flexible

Mantenga abiertas las opciones para el trabajo a tiempo completo y a tiempo parcial, y no sea demasiado estricto con las horas de trabajo. Mientras se cumplan los plazos (y se establezca una expectativa clara), todo funcionará.

2. Diseñar oportunidades apropiadas de capacitación y desarrollo

Trabajar de forma remota requiere nuevas habilidades y un manejo ligeramente mejor de la tecnología. Asegúrese de que sus empleados estén al día con la tecnología que están utilizando para que puedan hacer su trabajo correctamente.

¡El hecho de que no esté en la oficina tampoco significa que las oportunidades de capacitación deban volar por la ventana! Continúe brindando a los empleados oportunidades de capacitación y desarrollo para que puedan mejorar sus habilidades y convertirse en expertos en su campo. También es importante mostrarles que los apoya en su viaje y desarrollo profesional.

3. Asegurar suficientes interacciones sociales

La interacción social es uno de los principales inconvenientes que enfrentará cuando trabaje a distancia. Esto no será tan difícil para algunos (como los introvertidos), pero todos necesitan un poco de interacción cara a cara para funcionar.

Asegúrese de trabajar en eventos virtuales y reuniones en persona donde su equipo pueda vincularse. Durante los días laborales habituales, asegúrese de utilizar una variedad de canales para comunicarse con su equipo y utilice también herramientas de colaboración. No confíe únicamente en el teléfono y los mensajes de texto. Incorpore cosas como videollamadas y videoconferencias para que todos se sientan conectados.

4. Formar a los trabajadores para hacer frente

Los teletrabajadores no siempre lo tendrán fácil. Habrá momentos en los que estén haciendo malabarismos con su vida familiar y privada con el trabajo, y días en los que experimenten agotamiento. Asegúreles que es completamente normal sentirse así y que su puerta siempre está abierta.

Capacite a sus empleados para crear un excelente equilibrio entre el trabajo y la vida, para que puedan sentirse renovados en sus rutinas laborales diarias. Hable sobre hábitos saludables y sea abierto sobre la importancia de la salud mental; les demostrará que le importan.

5. Monitorizar el teletrabajo y actuar con rapidez

Sobre todo, continúe monitoreando el viaje de teletrabajo de su equipo y cómo están respondiendo a los nuevos desafíos. Envíe encuestas periódicas e intente obtener la mayor cantidad de comentarios posible.

Tan pronto como detecte cualquier inconveniente o perturbación, asegúrese de abordarlos y hágales saber a sus empleados que siempre está abierto a sugerencias.

Conclusión

La pandemia podría haber hecho que el teletrabajo fuera más popular, pero era una tendencia que ya se estaba afianzando. Su flexibilidad, versatilidad y capacidad para ampliar las puertas para el reclutamiento lo convierten en una opción atractiva para muchas empresas.

¿Hay desafíos? El teletrabajo tiene algunos, pero con un plan de juego sólido, podrá hacerlo con éxito.